What To Expect When Your Hear From the Canada Revenue Agency

Picture of a sign that reads Canada Revenue Agency National Headquarters

Most Canadians live their lives with only very infrequent contact with the tax authorities and are generally happy to keep it that way. Sometime between mid-February and the end of April (or June 15 for self-employed taxpayers and their spouses) a return must be filed by the taxpayer and a Notice of Assessment is then issued by the Canada Revenue Agency (CRA). In most cases, the taxpayer will receive a tax refund by direct deposit to his or her bank account, while in a minority of cases the taxpayer will have to pay a tax amount owing on or before May 1, 2023.

Sometimes, however, the process does not play out in quite that way. In some cases, the CRA will have questions about information reported on the taxpayer’s return – perhaps an income amount reported does not match up with the amount reported to the CRA by the payor of that income. In other cases, the taxpayer may have claimed a deduction or credit, and the CRA wants the taxpayer to provide them with the receipt or other documentation to support that deduction or credit claim. In both cases, the CRA may contact the taxpayer to resolve the discrepancy or to obtain the information needed to finish processing the taxpayer’s return. In some cases, that contact will occur before the CRA issues the Notice of Assessment with respect to the taxpayer’s return, while in others it will not take place until after the Notice of Assessment has been issued.

While no one particularly likes hearing from the tax authorities, it is critical that the taxpayer respond to any enquiry from the CRA. Failing to do so will mean, at a minimum, that the processing of one’s tax return will be delayed; or worse, a claim made on the return will be denied because the taxpayer has not responded to requests to provide the CRA with supporting documentation.

The problem which arises for the taxpayer is determining whether a communication received is in fact a legitimate request from the CRA or is part of a scam, phishing, or fraud attempt. Scams in which fraud artists claim to be from the CRA have become ubiquitous over the past decade or so, to the point that almost everyone has (or knows someone who has) received a fraudulent communication purporting to be from the tax authorities and requesting information from the taxpayer.

In an effort to address this issue, the CRA recently posted on its website a guide to how to distinguish legitimate queries received from the Agency from scams or phishing attempts. The Agency’s goal is two-fold: the first, of course, is to help taxpayers avoid becoming yet another victim of such frauds, and the second is to prevent situations in which taxpayers ignore legitimate communications from the Agency, having dismissed them as just another phishing attempt.

To help taxpayers verify that a contact is legitimately from the CRA, the Agency utilizes a number of strategies and security measures. First, any initial contact from the CRA will be by way of letter or phone call. The CRA does not send or receive emails pertaining to confidential individual tax matters. It also does not contact taxpayers by text message or on any social media sites. Taxpayers who have not signed up for the CRA service My Account will receive a letter from the CRA by regular mail, or will receive a phone call. Those who have signed up for My Account will be able to access any letters or electronic communication from the Agency on the CRA website, but only after signing into My Account. My Account, like all of the CRA’s sign-in services, now requires multi-factor authentication.

Where an unsolicited contact from the CRA to an individual taxpayer is by telephone, it can be difficult to determine whether that unfamiliar voice on the telephone is in fact a CRA employee. Any legitimate CRA employee will identify themself when they contact a taxpayer and will provide that taxpayer with their name and phone number to call them back, if needed. (Taxpayers should be aware that relying on call display to verify the source of the call is not a good idea, as scammers have been able to manipulate that technology to display what looks very much like, or even the same as, a legitimate CRA phone number.)

The Agency suggests that where there is any doubt about the identity of a caller claiming to be from the CRA, taxpayers consider taking the following steps to ensure that they are, in fact, speaking to a CRA employee.

  1. Tell the caller you would like to first verify their identity.
  2. Request and make a note of their:
    • name,
    • phone number, and
    • office location.
  3. End the call. Then check that the information provided during the call was legitimate by contacting the CRA. It is important to do this BEFORE providing any information to the caller.

Not infrequently, a taxpayer will contact the CRA through one of its individual or business tax help lines, which are answered by call center agents. Each of those telephone services offers an automated callback service – when wait times reach a certain threshold, the taxpayer is given the option of receiving a callback rather than continuing to wait on hold. Where the taxpayer chooses the callback option, he or she is provided with a randomized four-digit confirmation number. The CRA call center agent who returns the taxpayer’s call will repeat that number, so that the taxpayer can be certain that it is a CRA employee who is calling.

Finally, there are some actions which, if taken by anyone purporting to be from the CRA, should lead the taxpayer to immediately end the telephone call, including the following:  

  • the caller does not give you proof of working for the CRA, for example, their name and office location;
  • the caller pressures you to act now, uses aggressive language, or issues threats of arrest or sending law enforcement;
  • the caller asks you to pay with prepaid credit cards, gift cards, cryptocurrency, or some other unusual form of payment;
  • the caller asks for information you would not enter on your return or that is not related to money you owe the CRA, for example, a credit card number;
  • the caller recommends that you apply for benefits:
    • do not provide information to callers offering to apply for benefits on your behalf;
    • you can apply for benefits directly on Government of Canada websites or by phone.

In addition, a CRA representative will never:

  • demand immediate payment from the taxpayer by any of the following methods:
    • Interac e-transfer,
    • Cryptocurrency (Bitcoin),
    • Prepaid credit cards,
    • Gift card from retailers such as iTunes, Amazon, or others;
  • ask the taxpayer for a fee to speak with a contact centre agent;
  • set up a meeting in a public place to take a payment from the taxpayer;
  • use aggressive language or threaten the taxpayer with arrest, deportation, or sending the police;
  • leave voicemails that are threatening to the taxpayer, or that include the taxpayer’s personal or financial information; or
  • send an email or text message with a link to the taxpayer’s refund.

While scams and frauds and their perpetrators have been around for literally centuries, changes in technology mean that most taxpayers are now accustomed to and at ease with conducting much of their personal and financial lives online, making it much easier to carry out such deceptions. And even newer technology, like artificial intelligence, poses additional threats for the future. In such an environment, the taxpayer’s best protection is to take whatever steps are needed to verify the legitimacy of any unsolicited contact received with respect to matters of tax or personal finances. Doing so is no longer just prudent, it’s a necessity.

À quoi vous attendre lorsque l’Agence du revenu du Canada communique avec vous

La plupart des Canadiens ont très rarement affaire au fisc et sont généralement heureux qu’il en soit ainsi. Entre la mi-février et la fin du mois d’avril (ou le 15 juin pour les travailleurs indépendants et leurs conjoints), le contribuable doit produire une déclaration et l’Agence du revenu du Canada (ARC) émet ensuite un avis d’imposition. Dans la plupart des cas, le contribuable recevra un remboursement d’impôt sous forme de dépôt direct dans son compte bancaire, tandis que dans une minorité de cas, le contribuable devra payer un montant d’impôt dû au plus tard le 1er mai 2023.

Cependant, il arrive que les choses ne se déroulent pas tout à fait ainsi. Dans certains cas, l’ARC voudra poser des questions au contribuable concernant les renseignements figurant dans sa déclaration, par exemple, lorsque le montant d’un revenu déclaré ne correspond pas au montant déclaré à l’ARC par le payeur de ce revenu. Dans d’autres cas, le contribuable peut avoir demandé une déduction ou un crédit et l’ARC souhaite que ce dernier lui fournisse le reçu ou d’autres pièces justificatives pour appuyer cette demande de déduction ou de crédit. Dans les deux cas, l’ARC peut communiquer avec le contribuable pour corriger l’anomalie ou pour obtenir les renseignements nécessaires au traitement de sa déclaration. Dans certaines situations, cette prise de contact aura lieu avant que l’ARC n’émette l’avis de cotisation relatif à la déclaration du contribuable, alors que dans d’autres cas, elle aura lieu après.

Bien que personne ne se réjouisse particulièrement d’entendre parler du fisc, il est essentiel que le contribuable réponde à toute demande de renseignements de l’ARC. Faute de quoi, le traitement de sa déclaration de revenus sera au minimum retardé ou, pire, une réclamation figurant dans la déclaration sera refusée parce que le contribuable n’a pas fourni à l’ARC les pièces justificatives demandées.

Pour le contribuable, il peut être problématique de déterminer si une communication reçue est en fait une demande légitime de l’ARC ou si elle fait partie d’une tentative d’arnaque, d’hameçonnage ou de fraude. Les arnaques menées par des fraudeurs prétendant représenter l’ARC sont devenues omniprésentes depuis une dizaine d’années, si bien que presque tout le monde a reçu (ou connaît quelqu’un qui a reçu) une communication frauduleuse prétendument envoyée par le fisc et demandant des informations au contribuable.

Pour remédier à ce problème, l’ARC a récemment publié sur son site Internet un guide qui permet de distinguer les demandes légitimes reçues de l’Agence des tentatives d’arnaque ou d’hameçonnage. L’objectif de l’Agence comporte deux volets : le premier, bien sûr, est de faire en sorte que les contribuables ne soient pas une nouvelle fois victimes de telles fraudes, et le second est de prévenir les situations où les contribuables ignorent des communications légitimes de l’Agence, rejetées comme étant une nouvelle tentative d’hameçonnage.

Pour aider les contribuables à s’assurer qu’un contact provient bien de l’ARC, l’Agence utilise un certain nombre de stratégies et de mesures de sécurité. Tout d’abord, tout contact initial de la part de l’ARC se fait par le biais d’une lettre ou d’un appel téléphonique. L’ARC n’envoie ni ne reçoit de courriels traitant de questions fiscales confidentielles. Elle ne communique pas non plus avec les contribuables par message texte ou par l’entremise des réseaux sociaux. Les contribuables qui ne se sont pas inscrits au service Mon compte de l’ARC recevront une lettre de l’ARC par la poste ou un appel téléphonique. Ceux qui sont inscrits à Mon compte pourront accéder à toute lettre ou communication électronique de l’Agence sur le site Internet de l’ARC, mais pas avant d’avoir ouvert une session sur Mon compte. Comme tous les services de connexion de l’ARC, Mon compte est désormais doté d’un système d’authentification à facteurs multiples.

Lorsque l’ARC communique de manière non sollicitée avec un contribuable par téléphone, il peut être difficile de déterminer si la voix inconnue de l’appelant est bel et bien celle d’un employé de l’ARC. Tout employé légitime de l’ARC s’identifiera lorsqu’il prendra contact avec un contribuable et lui fournira son nom et son numéro de téléphone pour qu’il puisse le rappeler, si nécessaire. (Les contribuables doivent garder à l’esprit qu’il n’est pas recommandé de se fier à l’afficheur pour vérifier la provenance de l’appel, car les fraudeurs peuvent manier cette technologie pour afficher un numéro de téléphone qui ressemble beaucoup, voire qui est identique, à celui d’un employé légitime de l’ARC.)

En cas de doute sur l’identité d’un appelant prétendant représenter l’ARC, l’Agence suggère aux contribuables de prendre les mesures suivantes afin de s’assurer qu’ils parlent réellement à un employé de l’ARC :

  1. Aviser l’appelant que vous souhaitez tout d’abord vérifier son identité.
  2. Demander et noter :
    • Le nom de l’appelant;
    • Son numéro de téléphone; et
    • L’emplacement de son bureau.
  3. Mettre fin à l’appel. Ensuite, le contribuable doit vérifier si les renseignements fournis pendant l’appel étaient légitimes en communiquant avec l’ARC. Il est important de le faire AVANT de donner des renseignements à l’appelant.

Il n’est pas rare qu’un contribuable communique avec l’ARC par l’entremise de l’une de ses lignes de demandes de renseignements sur l’impôt des particuliers ou des entreprises, où le service est assuré par des agents de centre d’appels. Chacun de ces services téléphoniques est doté d’un service de rappel automatisé; lorsque le temps d’attente atteint un certain seuil, le contribuable peut demander qu’on le rappelle plutôt que de continuer d’attendre en ligne. S’il choisit qu’on le rappelle, un numéro de confirmation aléatoire à quatre chiffres lui sera communiqué. L’agent du centre d’appels de l’ARC répétera ce numéro au contribuable quand il le rappellera; ce dernier sera donc certain que le rappel provient bien d’un employé de l’Agence.

Enfin, certaines actions menées par une personne prétendant être un employé de l’ARC devraient inciter le contribuable à mettre immédiatement fin à l’appel téléphonique, notamment celles qui suivent :

  • L’appelant ne vous donne pas de preuve qu’il travaille à l’ARC. Par exemple, il ne vous donne ni son nom ni l’emplacement de son bureau;
  • L’appelant vous incite à agir sur-le-champ, utilise un langage agressif ou menace de vous faire arrêter ou de faire appel à la police;
  • L’appelant vous demande de payer au moyen de cartes de crédit prépayées, de cartes-cadeaux, de cryptomonnaie ou d’une autre façon inhabituelle;
  • L’appelant vous demande des renseignements que vous ne donneriez pas dans votre déclaration de revenus ou qui ne sont pas liés à l’argent que vous devez à l’ARC, comme un numéro de carte de crédit;
  • L’appelant vous recommande de demander des prestations :
    • Ne donnez pas de renseignements aux personnes qui vous appellent et qui vous offrent de demander des prestations pour vous;
    • Vous pouvez demander des prestations directement sur les sites Internet du gouvernement du Canada ou par téléphone.

De plus, un représentant de l’ARC ne va jamais :

  • Exiger du contribuable un paiement immédiat au moyen de l’une des méthodes ci-dessous :
    • Virement Interac;
    • Cryptomonnaie (bitcoins);
    • Cartes de crédit prépayées;
    • Cartes-cadeaux de détaillants tels qu’iTunes, Amazon ou autres.
  • Demander des frais pour permettre au contribuable de parler à un agent du centre d’appels;
  • Organiser une rencontre en personne dans un lien public pour que le contribuable puisse effectuer un paiement;
  • Utiliser un langage agressif ou menacer le contribuable de le faire arrêter, de le faire déporter ou de faire appel à la police;
  • Laisser des messages vocaux menaçants au contribuable ou qui incluent des renseignements personnels ou financiers de ce dernier; ou
  • Envoyer par courriel ou par message texte un lien menant au remboursement du contribuable.

Bien que les arnaques et les fraudes, tout comme leurs auteurs, existent littéralement depuis des siècles, l’évolution de la technologie fait en sorte que la plupart des contribuables sont maintenant habitués à mener une grande partie de leurs activités personnelles et financières en ligne et se sentent à l’aise de le faire, ce qui facilite grandement la mise en œuvre de telles tromperies. Des technologies encore plus récentes, comme l’intelligence artificielle, représentent des menaces supplémentaires pour l’avenir. Dans un tel environnement, le contribuable à tout intérêt à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier la légitimité de toute communication non sollicitée qui porte sur la fiscalité ou les finances personnelles. Une telle démarche n’est pas seulement prudente, elle est nécessaire.

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