How to Respond to a Tax Installment Notice

Picture of a sign that reads Canada Revenue Agency National Headquarters

Sometime during the month of February, millions of Canadians will receive mail from the Canada Revenue Agency. That mail, a “Tax Instalment Reminder”, will set out the amount of instalment payments of income tax to be paid by the recipient taxpayer by March 15 and June 15 of this year.

Receiving an “Instalment Reminder” from the CRA won’t be a surprise for many recipients who have paid tax by instalments during previous tax years. For others, however, the need to make tax payments by instalment is a new and unfamiliar concept. That’s because for most Canadians – certainly most Canadians who earn their income through employment – the payment of income tax throughout the year is an automatic and largely invisible process, requiring no particular action on the part of the employee/taxpayer. Federal and provincial income taxes, along with Canada Pension Plan (CPP) contributions and Employment Insurance (EI) premiums, are deducted from each employee’s income and the amount deposited to an employee’s bank account is the net amount remaining after such taxes, contributions, and premiums are deducted and remitted on the employee’s behalf to the Canada Revenue Agency. While no one likes having to pay taxes, having those taxes paid “off the top” in such an automatic way is, relatively speaking, painless. Such is not, however, the case for the sizeable minority of Canadians who pay their income taxes by way of tax instalments

The CRA’s decision to send an Instalment Reminder to certain taxpayers isn’t an arbitrary one. Rather, an Instalment Reminder is generated when sufficient income tax has not been deducted from payments made to that taxpayer throughout the year. Put more technically, an Instalment Reminder will be issued by the CRA where the amount of tax which was or will be owed when filing the annual tax return is more than $3,000 in the current (2023) tax year and either of the two previous (2021 or 2022) tax years. Essentially, the requirement to pay by instalments will be triggered where the amount of tax withheld from the taxpayer’s income throughout the year is at least $3,000 less than their total tax owed for 2023 and either 2021 or 2022. For residents of Québec, that threshold amount is $1,800.

Such obligation arises on a regular basis for those who are self-employed, of course, and generally for those whose income is largely derived from investments. The group of recipients of a Tax Instalment Reminder often also includes retired Canadians, especially the newly retired, for two reasons. First, while most employees have income from only a single source – their paycheque – retirees often have multiple sources of income, including CPP and Old Age Security (OAS) payments, private retirement savings, and, sometimes, employer-provided pensions. And while income tax is deducted automatically from one’s paycheque, that’s not the case for most sources of retirement income. Relatively few new retirees realize that it’s necessary to make arrangements to have tax deducted “at source” from either their government source income (like CPP or OAS payments) or private retirement income like pensions or registered retirement income fund withdrawals, and to make sure that the total amount of those deductions is sufficient to pay the total tax bill for the year. It is that group of individuals who may be surprised and puzzled by the arrival of an unfamiliar “Instalment Reminder” from the CRA. However, no matter what kind of income a taxpayer has received, or why sufficient tax has not been deducted at source, the options open to a taxpayer who receives such an Instalment Reminder are the same.

First, the taxpayer can pay the amounts specified on the Instalment Reminder by the March and June payment due dates. Choosing this option will mean that the taxpayer will not face any interest or penalty charges, even if the amount paid by instalments throughout the year turns out to be less than the taxes actually payable for 2023. If the total of instalment payments made during 2023 turn out to be more than the taxpayer’s total tax liability for the year, he or she will of course receive a refund when the annual tax return is filed in the spring of 2024.

Second, the taxpayer can make instalment payments based on the amount of tax which was payable for the 2022 tax year (which will, of course, be known once the return for 2022 is completed). Where a taxpayer’s income has not changed significantly between 2022 and 2023 and his or her available deductions and credits remain the same, the likelihood is that total tax liability for 2023 will be slightly less than it was in 2022, as the result of the indexation of both income tax brackets and tax credit amounts.

Third, the taxpayer can estimate the amount of tax which he or she will owe for 2023 and can pay instalments based on that estimate. Where a taxpayer’s income will decrease significantly from 2022 to 2023, such that his or her tax bill will also be substantially reduced, this option can make the most sense.

A taxpayer who elects to follow the second or third options outlined above will not face any interest or penalty charges if there is no additional tax payable when the return for the 2023 tax year is filed in the spring of 2024. However, should instalments paid have been late or insufficient, the CRA will impose interest charges, at rates which are higher than current commercial rates. (The rate charged for the first quarter of 2023 – until March 31, 2023 – is 8%.) As well, where interest charges are levied, such interest is compounded daily, meaning that on each successive day, interest is levied on the previous day’s interest. It’s also possible for the CRA to levy penalties for overdue or insufficient instalments, but that is done only where the amount of instalment interest charged for the year is more than $1,000.

Most Canadian taxpayers are understandably disinclined to pay their taxes any sooner than absolutely necessary. However, ignoring an Instalment Reminder is never in the taxpayer’s best interests. Those who don’t wish to involve themselves in the intricacies of tax calculations can simply pay the amounts specified in the Reminder. The more technical-minded (or those who want to ensure that they are paying no more than absolutely required, and are willing to take the risk of having to pay interest on any shortfall) can avail themselves of the second or third options outlined above.

Detailed information on the instalment payment system for 2023, and the calculation and payment options available to taxpayers, can be found on the Canada Revenue Agency website at https://www.canada.ca/en/revenue-agency/services/payments-cra/individual-payments/income-tax-instalments.html.


Comment donner suite à un rappel d’acomptes provisionnels 

Au cours du mois de février, des millions de Canadiens recevront un courriel de la part de l’Agence du revenu du Canada. Ce courriel, un « rappel d’acomptes provisionnels », indiquera le montant des acomptes provisionnels à payer par le contribuable au plus tard le 15 mars et le 15 juin de cette année.

Le fait de recevoir un « rappel d’acomptes provisionnels » de l’ARC ne sera pas une surprise pour plusieurs destinataires qui ont payé leurs impôts par acomptes au cours des années précédentes. Pour les autres, cependant, le besoin de payer ses impôts par acomptes est un nouveau concept inhabituel. C’est que pour la plupart des Canadiens, certainement pour la plupart des Canadiens qui gagnent leur revenu avec un emploi, le paiement des impôts sur le revenu pendant l’année est un processus automatique essentiellement invisible, qui ne requiert aucune action particulière de la part de l’employé ou du contribuable. L’impôt sur le revenu fédéral et provincial, ainsi que les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l’assurance-emploi (AE), sont déduits du revenu de chaque employé et le montant déposé dans le compte en banque d’un employé est le montant net restant après que les impôts et les cotisations aient été retenus et versés à l’Agence du revenu du Canada au nom de l’employé. Bien que personne n’aime avoir à payer des impôts, le fait de payer ces impôts de façon automatique est, relativement parlant, indolore. Cependant, ce n’est pas le cas pour une importante minorité de Canadiens qui paient leurs impôts sur le revenu par acomptes provisionnels.

La décision de l’ARC d’envoyer des rappels d’acomptes à certains contribuables n’est pas arbitraire. Plutôt, un rappel d’acomptes est généré lorsqu’une portion suffisante d’impôt sur le revenu n’a pas été retenue sur les paiements versés à ce contribuable au cours de l’année. En termes plus techniques, un rappel d’acomptes sera émis par l’ARC lorsque le montant d’impôt qui était ou qui sera dû lors de la production de la déclaration de revenus annuelle est de plus de 3 000 $ au cours de l’année d’imposition actuelle (2023) et de l’une ou l’autre des deux années d’imposition précédentes (2021 ou 2022). Essentiellement, l’exigence de payer par acomptes sera déclenchée lorsque le montant d’impôt retenu du revenu d’un contribuable pour l’année est d’au moins 3 000 $ de moins que leur total d’impôt dû pour 2023 et soit 2021, soit 2022. Pour les résidents du Québec, ce montant est de 1 800 $.

De telles obligations surviennent de façon régulière pour les travailleurs autonomes, bien sûr, et en général pour ceux dont le revenu provient largement de placements. Le groupe de destinataires d’un rappel d’acomptes provisionnels comprend souvent des retraités canadiens, particulièrement de nouveaux retraités, pour deux raisons. Tout d’abord, bien que la plupart des employés aient un revenu provenant d’une seule source, leur chèque de paie, les retraités ont souvent plusieurs sources de revenus, notamment des versements du Régime de pensions du Canada (RPC) et de la Sécurité de la vieillesse (SV), des régimes d’épargne-retraite privés, et, parfois, des pensions versées par l’employeur. Bien que l’impôt soit retenu automatiquement d’un chèque de paie, ce n’est pas le cas pour la plupart des sources de revenu de retraite. Relativement peu des nouveaux retraités réalisent qu’il est nécessaire de prendre des ententes pour que leurs impôts soient retenus « à la source » de leur revenu de source gouvernementale (comme les versements du RPC ou la SV) ou de leur revenu provenant d’un régime privé de retraite comme les pensions ou les retraits des fonds enregistrés de revenu de retraite, et pour veiller à ce que le montant total de ces déductions soit suffisant pour payer le total d’impôt pour l’année. C’est ce groupe de personnes qui pourrait être surpris ou intrigué par l’arrivée d’un « rappel d’acomptes » inhabituel de l’ARC. Cependant, peu importe le type de revenu gagné par un contribuable, ou la raison pour laquelle un montant d’impôt suffisant n’a pas été retenu à la source, les options offertes à un contribuable qui reçoit un rappel d’acomptes sont les mêmes.

Premièrement, le contribuable peut payer les montants indiqués sur le rappel d’ici les dates d’échéance de paiement de mars et juin. Choisir cette option signifiera que le contribuable ne se verra pas imposer de frais d’intérêts ou de pénalité, même si le montant payé par acomptes pendant l’année s’avère inférieur aux impôts réels à payer pour 2023. Si le total des acomptes payés pendant 2023 s’avère supérieur au montant total d’impôt du contribuable à payer pour l’année, il recevra un remboursement lorsque sa déclaration de revenus annuelle sera remplie au printemps 2024.

Deuxièmement, le contribuable peut faire des paiements par acomptes en fonction du montant d’impôt dû pour l’année d’imposition 2022 (qui, bien entendu, sera connu lorsque la déclaration de revenus de 2022 sera produite). Lorsque le revenu d’un contribuable n’a pas changé de façon importante entre 2022 et 2023 et que ses déductions et crédits disponibles demeurent les mêmes, il est probable que le total d’impôt pour 2023 sera légèrement inférieur à ce qu’il était en 2022, du fait de l’indexation des tranches de revenus imposables et des montants des crédits d’impôt.

Troisièmement, un contribuable peut estimer le montant d’impôt qu’il aura à payer pour 2023 et peut verser des acomptes en fonction de cette estimation. Si le revenu d’un contribuable chute considérablement de 2022 à 2023, son relevé d’impôt sera également fortement réduit; cette option peut être la plus sensée.

Un contribuable qui choisit la deuxième ou la troisième option décrite ci-dessus ne se verra pas imposer de frais d’intérêts ou de pénalité s’il n’y a pas d’impôt à payer lorsque la déclaration de revenus de 2023 sera remplie au printemps de 2024. Cependant, si les acomptes payés ont été en retard ou insuffisants, l’ARC imposera des frais d’intérêts à des taux plus élevés que les taux commerciaux actuels. (Le taux pour le premier trimestre de 2023, jusqu’au 31 mars 2023, est de 8 %) De plus, lorsque les frais d’intérêts sont perçus, l’intérêt est composé quotidiennement, ce qui signifie que chaque jour suivant, l’intérêt est perçu sur l’intérêt du jour précédent. Il est également possible pour l’ARC de percevoir des pénalités pour les acomptes en retard ou insuffisants, mais cela n’arrive que lorsque le montant de l’intérêt de l’acompte pour l’année est de plus de 1 000 $.

La majorité des contribuables canadiens sont naturellement peu enclins à payer leurs impôts plus tôt que prévu. Cependant, ignorer un rappel d’acomptes n’est jamais dans l’intérêt primordial d’un contribuable. Ceux qui ne souhaitent pas s’engager dans les subtilités du calcul d’impôt peuvent simplement payer les montants indiqués dans le rappel. Les esprits plus techniques (ou ceux qui souhaitent s’assurer qu’ils ne paient pas plus que le strict minimum et qui sont prêts à prendre le risque d’avoir à payer des intérêts s’il y avait un manque) peuvent choisir la deuxième ou la troisième option décrite ci-dessus.

Des renseignements détaillés sur le système de paiement par acompte pour 2023, ainsi que le calcul et les options de paiement qui s’offrent aux contribuables, se trouvent sur le site Internet de l’Agence du revenu du Canada : Devoir payer ses impôts par acomptes provisionnels (canada.ca).