Claiming a Deduction for Union or Professional Dues

A green-tone picture of several papers related to taxes, with a pan, calculator and staple-remover. Light green text below states Deductions: Union Dues.

Most Canadians deal with our tax system only once a year, when it’s time to complete and file the annual tax return. That return form – the T1 Individual Income Tax Return – is eight single-spaced pages long, and includes dozens of possible income inclusions, deductions, and credits, any one of which may or may not be relevant to a particular taxpayer’s situation. In addition, the tax return package includes numerous additional schedules, and one or more of those schedules must often be completed in order to make a claim for a particular deduction or credit on the T1 return itself.

All of this detail makes it easy for the majority of individuals to overlook valuable deduction and credit claims which may be available to them. And, while the Canada Revenue Agency (CRA) will correct minor arithmetical errors made on the return, it does not (and cannot) assess the taxpayer to include claims for deductions or credits which could have been made but were not.

One such often-overlooked claim is the one which can be made for payments made during the taxation year for annual union, professional, or similar dues. It’s a particularly beneficial claim since the expenditure in question is one which the taxpayer is obliged to make in any event and, where the requisite criteria are satisfied, the amount of such payment is fully deductible from income, without limit. Put another way, the income which was earned and used to pay annual union or professional dues is, where the related deduction is claimed, income on which no tax must be paid.

The deduction claimable for union and professional dues is particularly easy to overlook because of where it appears on the annual return. Although there are forms used by professionals and other self-employed taxpayers to claim business-related costs, as well as forms used by employees to claim allowable employment expenses, the deduction for union or professional dues doesn’t appear on either of those forms. Rather, it shows up as a single line (Line 21200) on page 4 of the T1 annual return.

The general rule for claiming such a deduction is described in the annual income tax return guide as follows:

LINE 21200 – ANNUAL UNION, PROFESSIONAL, OR LIKE DUES

Claim the total of the following amounts that you paid (or that were paid for you and reported as income) in the year related to your employment:

  – annual dues for membership in a trade union or an association of public servants
  – professional board dues required under provincial or territorial law
  – professional or malpractice liability insurance premiums or professional membership       dues required to keep a professional status recognized by law
  – parity or advisory committee (or similar body) dues required under provincial or    territorial law

There are, of course, requirements which must be satisfied in order for such payments to qualify for a deduction. The most important such restriction is that amounts paid must be those which are necessary in order for the taxpayer to obtain or maintain their professional standing. Every profession and trade has licensing and similar requirements which mandate that an individual maintain membership in a professional or similar association in order to practice their profession or trade. The costs of maintaining required membership in those organizations is deductible. Most professions and trades also have one or more voluntary associations which individuals may join by choice. However, the cost of maintaining membership in those voluntary associations, even if related to one’s trade or profession, is not deductible. So, for example, if membership in a given association does not affect professional status (e.g., the Canadian Bar Association for lawyers), dues or fees paid to it are not deductible. If, on the other hand, membership is necessary to maintain professional status (e.g., the Law Society of the province in which the individual lives and practices law), required dues paid to it are deductible.

While all such associations levy fees as a requirement of continuing membership and the right to practice the profession, invoices received for annual membership fees can cover a number of different charges and levies, and not all of those costs will be deductible. The CRA’s policy is that annual membership dues do not include initiation fees, licences, special assessments, or charges for anything other than the organization’s ordinary operating costs. An individual cannot, for instance, claim charges for pension plans as membership dues, even if receipts received show them as dues.

Where a claim for a deduction for professional membership or union dues is made, some other considerations arise. Generally, while it’s not necessary that having a particular professional designation be a requirement of the employee’s position in order for that employee to claim a deduction for related professional dues, the CRA does require that there be some connection between the employment and the professional association in question.

Take, for example, a chemical engineer who is employed by a company to sell chemical products or who is the president of a company that processes chemicals. There is sufficient connection between that person’s qualification as a chemical engineer and their employment duties that a deduction would be claimable for the cost of professional dues paid. On the other hand, a lawyer who is working full-time as the CEO of a furniture manufacturing and sales business does not satisfy the requirement and, accordingly, would not be entitled to deduct dues paid to maintain their professional status as a lawyer.

It’s not uncommon for an employer to be willing to cover the cost of an employee’s professional dues as part of that employee’s benefit package. Where that is the case, and the employer’s payment of those dues does not appear on the employee’s T4 as a taxable benefit, no deduction for those costs can be claimed by the employee. Where, however, there is a taxable benefit which accrues to the employee (and that benefit is documented on a T4A and must be reported as part of the employee’s employment income), the employee can claim an offsetting deduction for eligible dues or fees paid on Line 21200 of the return.

General information on the deduction of professional membership fees or union dues is available in the 2022 General Income Tax and Benefit Guide. The same information can be found on the Canada Revenue Agency website at http://www.cra-arc.gc.ca/tx/ndvdls/tpcs/ncm-tx/rtrn/cmpltng/ddctns/lns206-236/212/menu-eng.html.


Demander une déduction pour cotisations syndicales ou professionnelles

La plupart des gens au Canada ne traitent avec notre régime fiscal qu’une fois par année : au moment de remplir et de produire la déclaration de revenus annuelle. Ce formulaire de déclaration – la déclaration T1 de revenus des particuliers – compte huit pages à simple interligne et comprend des douzaines d’inclusions, de déductions et de crédits de revenu possibles, n’importe lequel de ces éléments pouvant s’appliquer ou non à la situation précise d’un contribuable. De plus, la trousse de déclaration de revenus comprend de nombreuses annexes supplémentaires, et il faut souvent remplir une ou plusieurs de ces annexes pour demander une déduction ou un crédit particulier sur la déclaration T1 elle-même.

Tous ces détails font en sorte qu’il est facile pour la majorité des gens de ne pas tenir compte des déductions fiscales et des crédits d’impôt de grande valeur qui sont à leur disposition. De plus, même si l’Agence du revenu du Canada (ARC) corrigera les erreurs de calcul mineures faites dans la déclaration, elle n’impose pas au contribuable (et ne peut pas agir ainsi) d’inclure les demandes de déductions ou de crédits qui auraient pu être faites, mais qui ne l’ont pas été.

Parmi ces réclamations souvent négligées, on compte celle qui peut être faite pour des paiements effectués au cours de l’année d’imposition pour des cotisations syndicales, professionnelles ou semblables. Il s’agit d’une réclamation particulièrement avantageuse puisque la dépense en question est une dépense que le contribuable est obligé de faire de toute façon et, lorsque les critères requis sont satisfaits, le montant de cette dépense est entièrement déductible du revenu, sans plafond. Autrement dit, le revenu qui a été gagné et utilisé pour payer les cotisations syndicales ou professionnelles annuelles est, lorsque la déduction connexe est réclamée, un revenu sur lequel aucun impôt ne doit être payé.

Il est particulièrement facile de ne pas tenir compte de la déduction pour les cotisations syndicales et professionnelles en raison de l’endroit où elle figure dans la déclaration annuelle. Bien qu’il existe des formulaires utilisés par les professionnels et d’autres contribuables qui travaillent à leur compte pour déduire les coûts liés à l’entreprise, ainsi que des formulaires utilisés par les employés pour réclamer les dépenses d’emploi admissibles, la déduction pour les cotisations syndicales ou professionnelles ne figure sur aucun de ces formulaires. Elle s’affiche plutôt sous la forme d’une seule ligne (ligne 21200) à la page 4 de la déclaration annuelle de revenu T1.

La règle générale pour réclamer une telle déduction est décrite dans le guide annuel de déclaration de revenus de cette façon :

LIGNE 21200 – COTISATIONS ANNUELLES SYNDICALES, PROFESSIONNELLES ET SEMBLABLES

Déclarez le total des montants suivants que vous avez versés (ou qui ont été versés pour vous et déclarés comme revenu) dans l’année qui sont reliés à votre emploi :

 – les cotisations annuelles à un syndicat ou à une association de fonctionnaires;
 – les cotisations à un office des professions, lorsqu’une loi provinciale ou territoriale en  exige le paiement;
 – les cotisations obligatoires, y compris les primes d’une assurance-responsabilité  professionnelle, pour conserver un statut professionnel reconnu par la loi;
 – les cotisations obligatoires à un comité paritaire ou consultatif (ou à un organisme  semblable) lorsqu’une loi provinciale ou territoriale l’exige.

Bien sûr, il existe des exigences à satisfaire pour que ces paiements soient admissibles à une déduction. Le fait que les montants versés doivent être ceux qui sont nécessaires pour que le contribuable puisse obtenir ou maintenir son statut professionnel est la plus importante de ces restrictions. Toutes les professions et tous les métiers sont assujettis à des exigences en matière de délivrance de permis et à des exigences semblables qui exigent qu’une personne demeure membre d’une association professionnelle ou semblable afin d’exercer sa profession ou son métier. Les frais d’adhésion à ces organisations sont déductibles d’impôt. La plupart des professions et des métiers peuvent également adhérer à une ou plusieurs associations volontaires, au choix. Toutefois, le coût de maintien de l’adhésion à ces associations volontaires, même s’il est lié à son métier ou à sa profession, n’est pas déductible. Par exemple, si l’adhésion à une association donnée n’a pas d’incidence sur le statut professionnel (p. ex., l’Association du Barreau canadien pour les avocats), les cotisations ou les honoraires qui lui sont versés ne sont pas déductibles. Si, d’autre part, l’adhésion est nécessaire pour maintenir le statut professionnel (p. ex., le barreau de la province où la personne vit et pratique le droit), les cotisations requises qui lui sont versées sont déductibles.

Bien que toutes ces associations perçoivent des cotisations pour maintenir leur adhésion et leur droit d’exercer la profession, les factures reçues pour les cotisations annuelles peuvent couvrir plusieurs frais et montants différents, et ces coûts ne seront pas tous déductibles. La politique de l’ARC exige que les cotisations annuelles des membres n’incluent pas les frais d’adhésion, les licences, les cotisations particulières ou les frais autres que les frais de fonctionnement ordinaires de l’organisation. Une personne ne peut pas, par exemple, réclamer des frais pour les régimes de retraite à titre de cotisations, même si les reçus obtenus indiquent qu’il s’agit de cotisations.

Lorsqu’on demande une déduction pour l’adhésion à une association professionnelle ou des cotisations syndicales, d’autres facteurs entrent en ligne de compte. En règle générale, bien qu’il ne soit pas nécessaire que le fait d’avoir un titre professionnel particulier soit une exigence du poste de l’employé pour que cet employé puisse demander une déduction pour les cotisations professionnelles connexes, l’ARC exige qu’il y ait un lien entre l’emploi et l’association professionnelle en question.

Prenons l’exemple d’une ingénieure chimiste qui est employée par une entreprise pour vendre des produits chimiques ou qui est présidente d’une entreprise qui transforme des substances chimiques. Il existe un lien suffisant entre la qualification de cette personne en tant qu’ingénieure chimiste et ses fonctions reliées à son emploi pour qu’une déduction puisse être réclamée pour le coût des cotisations professionnelles payées. Par ailleurs, un avocat qui occupe à temps plein le poste de directeur général dans une entreprise de fabrication et de vente de meubles ne satisfait pas à l’exigence et, par conséquent, n’aurait pas le droit de déduire les cotisations payées pour maintenir son statut professionnel d’avocat.

Il n’est pas rare qu’un employeur accepte de payer les cotisations professionnelles d’un employé dans le cadre de son régime d’avantages sociaux. Lorsque c’est le cas et que le paiement de ces cotisations par l’employeur ne figure pas sur le feuillet T4 de l’employé comme avantage imposable, aucune déduction de ces coûts ne peut être réclamée par l’employé. Toutefois, lorsqu’il y a un avantage imposable qui revient à l’employé (et que cet avantage est consigné sur un feuillet T4A et doit être déclaré comme faisant partie du revenu d’emploi de l’employé), l’employé peut demander une déduction compensatoire pour les cotisations ou les frais admissibles payés à la ligne 21200 de la déclaration.

Des renseignements généraux sur la déduction des frais d’adhésion à une association professionnelle ou des cotisations syndicales sont disponibles dans le Guide général d’impôt et de prestations 2022. Les mêmes renseignements se trouvent sur le site Web de l’Agence du revenu du Canada à l’adresse suivante : Ligne 21200 – Cotisations annuelles syndicales, professionnelles et semblables.